Quản lý kho lạnh là một công việc hết sức khó khăn đặc biệt là đối với các cá nhân và tổ chức chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Trong thời đại ngày nay, việc tổ chức, giám sát và quản lý kho lạnh đang phải đối mặt với nhiều thách thức. Trong bài viết sau đây, Cái Mép Group sẽ giới thiệu đến bạn một số
giải pháp giúp giám sát cũng như quản lý kho lạnh một cách hiệu quả.
Vai trò của việc quản lý kho lạnh
Kho lạnh có đặc điểm hết sức phức tạp. Chúng được lắp đặt với hệ thống làm mát cũng như làm lạnh và cấp đông dùng để bảo quản và lưu trữ hàng hóa được giữ cho tươi lâu hơn. Các sản phẩm được lưu trữ ở trong kho lạnh bao gồm một số loại thực phẩm sau đây: Đồ đông lạnh, thực phẩm, rau củ quả, thủy hải sản, hoa tươi, các loại vật tư, thiết bị y tế hay các loại thuốc,...
Thực tế chứng minh rằng điều kiện bảo quản của kho sẽ quyết định rất lớn đến chất lượng của sản phẩm. Chính vì vậy, để quản lý tốt kho lạnh đòi hỏi ở bạn phải có kiến thức chuyên môn cao, nắm được mọi thông tin từ trong ra ngoài của kho để tìm ra được hướng giải quyết tốt nhất cho những vấn đề có thể diễn ra.
Vai trò của việc quản lý kho lạnh
Từ đó ta rút ra được vai trò của việc quản lý kho lạnh như sau:
- Giúp theo dõi và giám sát việc bảo quản các loại thực phẩm và hàng hóa hằng ngày được lưu trữ bảo quản trong kho của mình.
Từ đó chúng ta có thể tìm kiếm được phương hướng giải quyết các khó khăn ở trong quy trình, quy định để bảo quản các loại thực phẩm và đảm bảo được công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi.
- Đảm bảo được độ hiệu quả của việc bảo quản hàng hóa ở trong kho.
Các loại sản phẩm hay thực phẩm đông lạnh sẽ có mức yêu cầu về nhiệt độ riêng để có thể bảo quản hàng hóa tránh khỏi các tình trạng hư hỏng. Người quản lý kho phải nắm được tất cả điều này để có thể kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm giao động của các loại thực phẩm để kéo dài vòng đời của chúng. Bên cạnh đó, bạn cần phải chủ động kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm giao động để có thể hạn chế được tối đa các ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng của hàng hóa.
- Đảm bảo được chất lượng và duy trì vòng đời của sản phẩm một cách lâu nhất.
Chất lượng các loại hàng hóa cần bảo quản lạnh đều có 1 thời hạn nhất định mặc dù chúng được bảo quản tốt, chứ không phải chúng là có giá trị trường tồn, nhưng nếu chúng được bảo quản không tốt thì chắc chắn thời hạn sử dụng sẽ bị thu hẹp và thậm chí phải bỏ đi nếu không còn kiểm soát được về thời gian. Để giảm thiểu các tình trạng hư hỏng và cần có các biện pháp thích hợp để có thể bảo quản đối với từng sản phẩm của từng ngành hàng khác nhau. Từ đó, bạn cần phải giám sát chặt chẽ từ khâu thu hoạch, sơ chế cho đến việc nhập kho.
Tiến hành theo dõi quản lý cũng như giám sát chặt chẽ các điều kiện dùng để bảo quản sản phẩm cho đến khi chúng được giao đến tay của khách hàng.
Vai trò chung của việc quản lý kho lạnh
- Đảm bảo tạo dựng các mối quan hệ với đối tác và làm tốt các khâu từ bảo quản cho đến vận chuyển một cách nhanh nhất.
Mục đích chính của quản lý kho là ngăn chặn sự thất thoát, hư hỏng cũng như gia tăng lợi nhuận. Chính vì thế mà ta cần có quy trình làm việc rõ ràng, chặt chẽ để có thể kiểm soát tốt nhất các khâu liên quan đến việc nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ, thu hồi cũng như vận chuyển hàng hóa,...
Quy trình quản lý kho lạnh tại Cái Mép Group
Cũng giống như các kho lạnh tại các cơ sở khác thì kho lạnh tại Cái Mép Group được chia làm 3 hình thức cơ bản bao gồm: Quản lý nhập kho, quản lý mã hàng, quản lý xuất kho.
Quy trình quản lý mã hàng
Bước 1: Thêm mã hàng mới
Lên kế hoạch và quản lý trực tiếp khi có nhu cầu nhập thêm hàng hóa và gửi yêu cầu đó đến bộ phận để phụ trách.
Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa: Bộ phận mã hàng sẽ dựa vào thông tin yêu cầu sau đó kiểm tra đối chiếu sự tồn tại của các mặt hàng.
Bước 3: Tiến hành cập nhật mã hàng
- Yêu cầu cấp các mã mới: Áp dụng cho các sản phẩm vừa mới nhập và chưa tồn tại mã ở trong kho trước đó. Người phụ trách sẽ dựa vào các tính chất của hàng hóa để đặt mã hàng dựa trên các nguyên tắc chung. Sau đó tiến hành cập nhật sản phẩm vào hệ thống.
- Các yêu cầu liên quan đến sự thay đổi hoặc xóa mã hàng hóa: Bạn sẽ tiến hành xem xét các yêu cầu và đánh giá sự cần thiết của yêu cầu đó. Nếu cảm thấy hợp lý sẽ tiến hành xóa và cập nhật các mã mới.
Bước 4: Thông báo với hệ thống về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu hoặc sản phẩm hàng hóa
Bước 1: Thông báo về các kế hoạch liên quan đến nhập nguyên vật liệu, sản phẩm.
Bước 2: Tiến hành kiểm tra cũng như đối chiếu nguồn nguyên vật liệu, sản phẩm.
Bước 3: Tiến hành lập các phiếu để nhập kho.
Bước 4: Hoàn thành quá trình nhập kho.
Quy trình nhập kho hàng hóa và thành phẩm
Bước 1: Các bộ phận gửi yêu cầu nhập hàng, nhập kho.
Bước 2: Các thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa vào phiếu để giao nhận sản phẩm.
Bước 3: Các kế toán hay thủ kho lập ra phiếu nhập kho và ký nhận.
Bước 4: Tiến hành nhập kho cũng như cập nhật thông tin liên quan đến hàng hóa vào trong thẻ kho hay các phần mềm dùng để quản lý kho.
Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
Quy trình xuất kho hàng hóa dùng để bán hàng
Bước 1: Gửi các yêu cầu về xuất hàng
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn.
Bước 3: Lập ra phiếu xuất kho và hóa đơn để bán hàng.
Bước 4: Tiến hành xuất kho.
Bước 5: Tiến hành cập nhật thông tin: số lượng tồn kho còn lại và nhật ký xuất kho.
Quy trình xuất kho sản xuất
Bước 1: Tiến hành gửi phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu, sản phẩm đến phòng kế hoạch sản xuất hoặc ban giám đốc.
Bước 2: Người có thẩm quyền hoặc ban giám đốc sẽ tiến hành phê duyệt đề nghị.
Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị từ phía cấp trên và kiểm tra hàng tồn kho. Nếu như số lượng trên được đảm bảo thì tiến hành in phiếu xuất kho.
Bước 4: Thủ kho sẽ tiến hành thực hiện các lệnh dùng để xuất nguyên liệu dựa trên thông tin ở trong phiếu xuất kho.
Bước 5: Kế toán và thủ kho sẽ tiến hành cập nhật thẻ kho và các số liệu ở trong tồn kho vào trong hệ thống.
Có thể bạn cần biết: Kho lạnh mini là gì? Báo giá lắp đặt mới nhất
Những khó khăn trong việc quản lý kho lạnh
Quản lý kho lạnh là một công việc đòi hỏi người thực hiện cần phải có chuyên môn cao và có công cụ, phương tiện và giải pháp công nghệ hỗ trợ để giúp người quản lý có thể nắm được những thứ diễn ra ở trong và ngoài kho lạnh để có thể giám sát các yếu tố liên quan đến:
- Tình trạng, chất lượng, điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm của các thiết bị & phương tiện tham gia tác nghiệp trong kho.
- Quy trình xếp dỡ, quản lý hàng hóa vào ra khỏi kho.
- Tình trạng, chất lượng và quy trình vận hành hệ thống làm lạnh và thiết bị dùng để bảo quản lạnh.
- Quản lý kho lạnh cần phải nắm được các rủi ro có thể xảy ra ở trong kho và kịp thời tìm được cách để giải quyết tốt nhất.
Tình trạng, chất lượng, điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm của các thiết bị & phương tiện tham gia tác nghiệp trong kho
Tình trạng, chất lượng, điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm của các thiết bị và phương tiện tham gia tác nghiệp trong kho lạnh có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nếu tất cả chúng đều được được giám sát, kiểm tra đánh giá đúng sẽ giúp:
- Đảm bảo năng suất làm việc.
- Đảm bảo an toàn cho sản xuất bao gồm cả con người, hàng hóa và phương tiện.
- Đảm bảo vấn đề về vệ sinh an toàn thực phẩm sẽ không làm xuất phát mầm mống gây bệnh cho con người và hàng hóa.
Quy trình xếp dỡ, quản lý hàng hóa vào ra khỏi kho
Quy trình xếp dỡ, quản lý hàng hóa vào và ra khỏi kho là 1 trong các thành tố quyết định tới sự hiệu quả trong khai thác kho lạnh. Việc soạn thảo 1 quy trình quản lý kho chuẩn, chấp hành thực hiện đúng và duy trì xuyên suốt sẽ giúp:
- Thời gian làm hàng nhanh làm giảm tối đa sự thất thoát nhiệt và sự xâm nhập những điều kiện ảnh hưởng tới sự vận hành khai thác kho sau khi đóng hàng xong.
- Thực hiện sắp xếp hàng hóa theo quy tắc FIFO (first in/first out), nặng để dưới, nhẹ để trên và sắp hàng hóa vào đúng khu vực quy định bảo quản phù hợp . Điều này giúp đảm bảo hàng hóa lưu chuyển đều được nằm trong thời hạn cho phép để thỏa mãn thời hạn sử dụng, không gây mất an toàn cho con người, thiết bị, phương tiện và hàng hóa,v…
Tình trạng, chất lượng và quy trình vận hành hệ thống lạnh, thời gian làm lạnh và thiết bị dùng để bảo quản lạnh.
Việc quản lý, giám sát đánh giá tình trạng, chất lượng, quy trình vận hành hệ thống lạnh và thiết bị dùng để bảo quản lạnh là thành tố quan trọng quyết định hiệu quả khai thác kinh doanh của kho lạnh. Khi công việc đảm bảo thực hiện và duy trì tốt thì những lợi ích nó mang lại vô cùng lớn. cụ thể là:
- Chất lượng hàng hóa lưu giữ trong kho luôn đảm bảo
- Chi phí vận hành khai thác thấp nhất có thể.
Để biết thông tin chi tiết những lý do cụ thể gì có thể giúp các đơn vị điều hành khai thác kho lạnh kinh doanh hiệu quả Quý Khách có thể tham khảo các bài viết liên quan lĩnh vực này tại website
https://caimepgroup.com/ .
Dưới đây là 1 số ví dụ làm ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa được bảo quản lưu trữ trong kho lạnh để Quý Khách tham khảo thêm:
Nguyên nhân Cửa kho lạnh bị hư hỏng
Cửa kho lạnh sau một khoảng thời gian sử dụng sẽ có thể dẫn đến tình trạng hư hỏng và thất thoát nguồn khí lạnh ra bên ngoài. Đây là một vấn đề thường xuyên gặp phải. Trong trường hợp cửa kho lạnh bị hở sẽ khiến cho vi khuẩn, hóa chất và các luồng khí bẩn xâm nhập vào phía bên trong kho một cách dễ dàng. Khi phát hiện ra các lỗi thì người quản lý phải lập tức giải quyết kịp thời để không xảy ra các hậu quả nghiêm trọng liên quan như: hàng hóa bị hư hỏng, gây tốn kém nguồn điện năng và có thể xảy ra nguy cơ nguy hiểm liên quan đến tai nạn lao động.
Sự tích tụ hơi nước và độ ẩm
Nhiệt độ ở trong kho lạnh cần được đảm bảo để duy trì ở mức độ ổn định và luôn phải khô ráo. Việc tích tụ hơi nước và độ ẩm không còn quá xa lạ đối với một kho lạnh. Chúng làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa và gây ra tình trạng trơn trượt của nền nhà và dẫn đến những hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra.
Tích tụ hơi nước và độ ẩm
Sự phát triển của một số loại vi sinh vật
Vấn đề thách thức đối với việc quản lý kho lạnh đó chính là sự phát triển của các loại vi sinh vật cũng như nấm mốc độc hại. Sở dĩ xảy ra tình trạng này là do nhiệt độ ở trong kho không được ổn định, các vấn đề liên quan đến vệ sinh, cửa kho bị hỏng và có khe hở, quá trình bảo trì kém chất lượng,...Trước tình trạng này, chúng ta cần phải giải quyết một cách kịp thời để ngăn chặn sự phát triển của các loại nấm mốc cũng như vi khuẩn gây hại. Một số giải pháp chúng ta có thể kể đến như sau:
- Tiến hành vệ sinh kho, kiểm tra và bảo dưỡng kho lạnh.
- Trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ khi có sự cố xảy ra.
- Sử dụng các loại xe nâng chuyên biệt dùng cho kho lạnh.
Tiếp xúc trực tiếp với nhiệt độ phía bên ngoài
Quá trình vận chuyển, bốc xếp vào trong kho lạnh có một vấn đề bức thiết đó chính là tiếp xúc nhiều với nhiệt độ từ môi trường bên ngoài. Chính vì vậy bạn cần phải thiết kế kho sao cho phù hợp và có thể rút ngắn được quãng đường dùng để vận chuyển hàng hóa.
Tiếp xúc trực tiếp với nhiệt độ bên ngoài
Hàng hóa bị hư hỏng
Việc quản lý kho lạnh không phải là một chuyện đơn giản. Vấn đề hư hỏng hàng hóa có thể diễn ra trong bất kì giai đoạn nào nếu bạn không thể kiểm soát chúng được tốt. Chính vì vậy khâu nhận hàng, bốc xếp hàng vào trong kho, bàn giao và lưu trữ cần phải được giám sát thật tốt để không xảy ra bất kỳ vấn đề nào.
Nhu cầu vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng
Quản lý kho lạnh sẽ giúp giảm thiểu thời gian để vận chuyển hàng hóa từ điểm khởi đầu cho đến điểm kết thúc. Trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ làm cho bạn tốn thêm nhiều thời gian và tiền bạc.
Các giải pháp giúp quản lý kho lạnh hiệu quả
Vạch ra các kế hoạch dự phòng
Trong quá trình quản lý kho có thể xảy ra một số trường hợp không thể lường trước được. Bạn không thể chỉ đứng nhìn và chấp nhận các rủi ro có thể xảy ra cho mình nên bạn cần phải có một kế hoạch dự phòng cho bất kì tình huống nào có thể xảy ra.
Ví dụ như sự cố xe tải bạn gặp phải trong suốt quá trình vận chuyển hoặc thiết bị làm lạnh của bạn gặp phải sự cố và bị ngưng hoạt động đột ngột. Bạn nên chắc chắn những tình huống có thể xảy ra và ứng biến với chúng để tránh trường hợp xảy ra mất mát.
Duy trì một lượng nhiệt độ nhất định trong kho lạnh
Đối với ngành thực phẩm đông lạnh thì đối với các loại hàng hóa khác nhau sẽ yêu cầu về mặt nhiệt độ khác nhau và chúng sẽ kéo dài để duy trì thời gian sử dụng sản phẩm càng lâu càng tốt.
Duy trì một lượng nhiệt độ nhất định trong kho lạnh
Đối với các hệ thống điều chỉnh nhiệt độ truyền thống thì chúng phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của nhà quản lý.
Dán mã vạch lên các sản phẩm
Tiến hành quản lý kho lạnh bằng các Barcode/QR code. Đây là phương pháp dùng để quản lý kho một cách hiệu quả và thông minh nhờ vào việc khắc phục các điểm yếu có thể diễn ra trong khâu quản lý.
Sử dụng các loại kệ nhựa pallet
Sử dụng các kệ nhựa cũng như pallet nhựa để chứa và sắp xếp các loại hàng hóa bảo quản giúp cho việc quản lý được trở nên dễ dàng hơn để xuất nhập kho vào cùng thời điểm.
Hiện nay, người dùng có xu hướng ưa chuộng sử dụng pallet nhựa hơn là pallet gỗ vì chúng có các ưu điểm vượt trội như sau:
- Có độ bền cao: Nhiệt độ kho lạnh thấp có thể ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của pallet gỗ nếu như chúng được sử dụng trong một khoảng thời gian dài. Nhưng nếu bạn sử dụng pallet nhựa ở trong kho lạnh thì không cần phải để ý đến tình trạng pallet bị nứt hay gãy.
- Tránh được các tình trạng mối mốc hay mọt ở pallet gỗ.
- Pallet nhựa được làm từ các chất liệu tốt với độ an toàn cao và chịu được sự va đập tốt.
- Chúng không bị tác động với môi trường phía bên ngoài như axit, nắng, mưa,...
Tiến hành tự động hóa trong chuỗi cung ứng
Tự động hóa sẽ xử lý các công đoạn liên quan đến việc loại bỏ hoặc chèn thêm một miếng đệm của mắt xích giúp cải tiến công nghệ, quản lý kho lạnh để có thể giảm thiểu thời gian lao động thủ công của nhân viên và tăng thời gian hữu ích gia tăng lợi nhuận.
Tiến hành tự động hóa trong chuỗi cung ứng
Tự động hóa chính là một bước tiến lớn và dẫn đầu trong chuỗi cung ứng lạnh. Công nghệ robot, cung cấp năng lượng, kiểm soát cửa ra vào rào chắn, phần mềm quản lý, App,...có thể hoạt động rất tốt trong môi trường đông lạnh.
Sơ lược về dịch vụ kho lạnh tại Cái Mép Group
Cái Mép Group là công ty cung cấp dịch vụ kho lạnh hàng đầu với công nghệ tiên tiến nhằm phục vụ nhu cầu bảo quản hàng hóa một cách khắt khe và an toàn nhất.
Dịch vụ của chúng với thời gian vận hành linh hoạt, nhanh chóng xử lý sẽ giúp tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí để gia tăng giá trị của kho lạnh.
Đến với Cái Mép group khách hàng sẽ được tận hưởng những ưu đãi đặc biệt sau đây:
- Hệ thống máy móc hiện đại, kho lạnh cho thuê đảm bảo được nhiệt độ chính xác.
- Cái Mép với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm lâu năm ở trong ngành kho lạnh.
- Báo cáo nhiệt độ, giám sát hàng tồn kho thường xuyên cho khách hàng.
- Giá cả hợp lý nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng hoàn hảo.
Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết sau đây có thể cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để giúp giám sát và quản lý kho lạnh hiệu quả. Mọi thắc mắc về dịch vụ vui lòng liên hệ với
Cái Mép Group qua số hotline 0903.914.056 (Mr. Trinh) & 0978.684.589 (Mr. Thiện).
