Kiểm kê hàng hóa là một trong những công việc quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý khi thực hiện quá trình kinh doanh hàng đông lạnh. Trong bài viết sau đây, bạn hãy cùng Cái Mép tìm hiểu về quy trình kiểm kê hàng hóa tồn kho lạnh hiệu quả nhé!
Kiểm hàng kho lạnh là gì?
Kiểm kê hàng kho lạnh là công việc được thực hiện nhằm kiểm tra các loại tài sản, hàng hóa hiện có ở trong kho lạnh nhằm xác định về số lượng có ở trong thực tế. Từ đó, chúng ta có thể xác định được các khoản chênh lệch với số liệu được ghi trên sổ sách. Đây được xem là một trong những công việc quan trọng và cần thiết khi vận hành kho lạnh.
Kiểm hàng kho lạnh là gì?
Tại sao các doanh nghiệp cần phải kiểm kê hàng hóa trong kho đông lạnh?
Hàng tồn kho là phần tài sản được lưu trữ cho quá trình sản xuất và tiêu thụ. Những tài sản này có thể là nguồn nguyên vật liệu, dụng cụ, công cụ, sản phẩm hoàn thành, bán sản phẩm,...Việc kiểm hàng kho lạnh là vô cùng cần thiết và mang ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp vì những lý do sau đây:
- Thông qua việc kiểm kê hàng tồn kho thì các doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện ra sản phẩm đã quá thời hạn sử dụng, các mặt hàng cần phải được thành lý và các mặt hàng hiện đang tồn kho có vượt quá so với mức quy định cho phép hay không.
- Các doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa số vốn lưu động trong trường hợp hàng hóa lưu kho ít đi để dành cho các hoạt động khác.
- Chúng ta có thể dựa vào các báo cáo về kiểm hàng kho lạnh để có thể kịp thời phát hiện các trường hợp gian lận nhằm ngăn chặn tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra.
- Ngoài ra, kiểm kê hàng hóa giúp một lượng lớn hàng tồn kho được giải phóng, hạn chế được tình trạng thất thoát và tránh lãng phí tài sản.
- Nhờ vào việc kiểm kê kho lạnh mà các doanh nghiệp có thể thu hẹp diện tích để lưu kho, từ đó nguồn nhân công được cắt giảm hợp lý giúp tiết kiệm được tối đa các khoản tài chính không hề nhỏ trong doanh nghiệp
Tại sao các doanh nghiệp cần phải kiểm kê hàng hóa trong kho đông lạnh?
Quy định kiểm kê hàng hóa trong kho đông lạnh
Căn cứ vào thông tư 200/2014/TT-BTC về hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp liên quan đến kiểm hàng tồn kho, chúng ta sẽ thực hiện dựa trên 2 cách sau đây:
Quy định kê khai thường xuyên
Kê khai thường xuyên là một phương pháp dùng để theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống về tình hình xuất, nhập, tồn vật tư và hàng hóa được kê trên sổ sách của kế toán. Khi sử dụng phương pháp này thì các tài khoản kế toán tồn kho dùng để phản ánh các số liệu ở trên sẽ cho thấy tình hình biến động tăng giảm của các loại vật tư và hàng hóa. Chính vì thế, giá trị hàng tồn kho trên sổ sách của kế toán có thể được xác định vào bất kỳ thời điểm nào ở trong kỳ kế toán.
Kiểm kê hàng hóa theo quy định
Quy trình kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là một phương pháp kiểm hàng hóa được căn cứ dựa trên kết quả kiểm tra thực tế nhằm phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ về vật tư, hàng được kế trên sổ kế toán tổng hợp. Từ đó, chúng ta có thể tính giá trị của hàng hóa đã xuất trong kỳ. Công tác để kiểm kê vật tư, hàng hóa sẽ được tiến hành vào cuối mỗi kỳ kế toán nhằm xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, giá trị vật tư, hàng hóa được xuất kho trong kỳ. Như vậy, khi bạn áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư vào đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh được giá trị thực tế về hàng tồn kho cuối kỳ).
Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho lạnh một cách hiệu quả
Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho lạnh bao gồm những bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị
Đối với việc kiểm kê hàng hóa định kỳ không thường xuyên thì các doanh nghiệp cần phải thực hiện các công việc sau đây:
- Thực hiện thông báo đến các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt: Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng nếu như cần thiết các doanh nghiệp cần thông báo đến nhà cung cấp, đối tác hoặc khách hàng để tránh xảy ra sự phiền hà và hạn chế tần suất xuất nhập hàng hóa.
- Tiến hành phân công cho những người chịu trách nhiệm về kiểm kê kho hàng: Thường người kiểm kê chính là thủ kho cùng với chủ doanh nghiệp, quản lý, kế toán,...
- Lên kế hoạch để kiểm kê hàng hóa một cách cụ thể: Những khu vực nào cần phải được kiểm hàng trước, những khu vực nào phải kiểm hàng sau, quá trình thực hiện kiểm hàng từ ngày nào đến ngày nào,...
- Rà soát và báo cáo danh sách tồn kho: Trước khi tiến hành quá trình kiểm kho thì bạn cần phải rà soát lại và tiến hành báo cáo danh sách hàng tồn kho gần nhất để thực hiện xả hàng, thanh lý và xử lý các mặt hàng đã cận Date, các mặt hàng bị hư, lỗi,...Công việc này sẽ giúp cho người kiểm kê có thể giảm bớt được khối lượng công việc cần thiết trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.
- Lập bảng kê hàng hóa: Căn cứ vào phần mềm quản lý, thẻ kho, báo cáo tồn kho để lập có thể lập ra một bảng kê hàng với danh sách đầy đủ nhất ( Sắp xếp các loại hàng hóa theo thứ tự từng khu vực như kế hoạch đã được định sẵn từ trước).
- Đối với mẫu kiểm kê hàng tồn kho bắt buộc phải có những thông tin sau đây: Tên hàng hóa, số lượng hàng cần báo cáo, mã hàng hóa, số lượng đã kiểm kê thực tế, ghi chú,...
Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế trong kho
Các doanh nghiệp thường thực hiện bước này dựa trên nguyên tắc 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu một cách độc lập vào trong hai biên bản khác nhau nhằm tăng tính chính xác.
Kiểm điểm số lượng hàng thực tế trong kho
Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê
Căn cứ vào cột số lượng thực tế của 2 bản kiểm kê để xem xét xem có sự chênh lệch hay không. Trường hợp xảy ra chênh lệch thì cần phải đếm lại một lần nữa để số liệu hàng hóa được lưu trữ chính xác nhất.
Bước 4: Đối chiếu với số lượng trong báo cáo
Sau khi đã thống nhất về số hàng tồn kho thực tế cuối cùng thì chúng ta sẽ thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng ở trong báo cáo. Trong trường hợp xảy ra sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm chính (thu kho, nhân viên kho,...) phải đứng ra để giải trình cụ thể với cấp trên.
Kiểm kê đối chiếu với số lượng trong báo cáo
Bước 5: Điều chỉnh chênh lệch
Thực hiện điều chỉnh lại số liệu tồn kho theo đúng với thực tế.
Bước 6: Lập biên bản kiểm kê
Tiến hành lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi đã hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ các chữ ký.
Bước 7: Các trường hợp sai lệch
Đối với trường hợp bị sai lệch thì ban quản lý hoặc các chủ doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ để làm rõ ra các nguyên nhân dẫn đến việc sai lệch bao gồm các trường hợp sau:
- Chênh lệch thiếu tức là số lượng hàng hóa ít hơn so với báo cáo: Đây là vấn đề đặc biệt được các doanh nghiệp quan tâm. Nguyên nhân có thể đến từ việc nhân viên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng bị hao hụt do chuyển vị trí. Ngoài ra, nguyên nhân có thể đến từ việc hàng hóa bị mất cắp do thất thoát hay gian lận của nhân viên.
- Chênh lệch thừa tức là số lượng hàng hóa nhiều hơn so với báo cáo: Nguyên nhân của sự nhầm lẫn này có thể đến từ khâu ghi số liệu báo cáo, báo cáo làm sai hoặc nhân viên quên nhập số liệu vào bên trong hệ thống trong quá trình nhập hàng,...
Bước 8: Lưu ý các vấn đề tồn tại, phát sinh và đề xuất hướng giải quyết.
Đối với quy trình kiểm tra hàng tồn kho đông lạnh đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau một cách tỉ mỉ và chuyên môn nhất có thể. Công việc này đòi hỏi bạn phải mất rất nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không thể không kiểm hàng vì sẽ xuất hiện nhiều rủi ro nếu như doanh nghiệp không thực hiện. Chính vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng tìm kiếm giải pháp tiết kiệm thời gian nhân sự nhưng vẫn có số liệu thống kê một cách nhanh nhất.
Kinh nghiệm kiểm kê hàng hóa tại kho lạnh nhanh chóng và hiệu quả
Một số sai lầm mà doanh nghiệp cần tránh trong quá trình kiểm kê hàng đông lạnh
Dưới đây là những sai lầm mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý trong suốt quá trình kiểm kê hàng hóa trong kho lạnh:
- Không có nhân sự hoặc giao việc cho các nhân sự không có chuyên môn để tiến hành kiểm kê hàng hóa.
- Không ghi lại quá trình kiểm kê trước đó để thực hiện việc đối chiếu.
- Thực hiện kiểm kê hàng hóa theo cách cũ mà không hề đưa một công nghệ nào vào việc kiểm hàng, lâu dần quy trình kiểm hàng tại doanh nghiệp sẽ trở nên lạc hậu.
- Sắp xếp hàng hóa ở trong kho một cách thiếu tổ chức.
Doanh nghiệp cần tránh một số sai lầm trong quá trình kiểm kê hàng đông lạnh
Cách khắc phục một số sai lầm trong quá trình kiểm kê hàng đông lạnh
Một số cách khắc phục sai lầm khi kiểm kê hàng đông lạnh như sau:
- Thực hiện bố trí trong kho đông lạnh gọn gàng và có đầy đủ tầm nhìn.
- Hàng hóa có nhãn mác rõ ràng, trang bị nhiều giá đỡ trong kho.
- Sử dụng các dụng cụ chuyên dụng để tiết kiệm thời gian trong suốt quá trình kiểm kê hàng hóa.
- Truy xuất nguồn gốc hàng hóa.
Địa chỉ kho lạnh uy tín có quy trình kiểm kê hàng hóa tốt nhất
Tại sao khách hàng cần quan tâm địa chỉ kho lạnh uy tín có quy trình kiểm kê tốt ?
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dịch vụ cho thuê kho lạnh được mở ra nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp rất khó có thể tìm được một nơi uy tín có thể đáp ứng được nhiều nhu cầu trong cùng một lúc. Nếu như chọn nhầm cơ sở kém chất lượng sẽ làm ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của lô hàng bảo quản và có thể dẫn đến hủy hàng. Vì vậy việc lựa chọn kho lạnh uy tín và có quy trình kiểm kê tốt là rất cần thiết.
Địa chỉ kho lạnh uy tín có quy trình kiểm kê hàng hóa tốt nhất
Cái Mép là đơn vị cung cấp các giải pháp kho lạnh uy tín với hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi có đầy đủ máy móc, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ mang đến cho bạn dịch vụ như mong đợi.
Diện tích lưu kho của hệ thống kho lạnh tại Cái Mép Group có sức chứa lớn. Vì vậy, chúng tôi đảm bảo sẽ đáp ứng mọi nhu cầu lưu kho của doanh nghiệp.
Hàng hóa của khách hàng khi nhập xuất sẽ được kiểm soát và báo cáo tự động bằng phần mềm quản lý kho lạnh hiện đại và chuyên dụng có phát hành phiếu xuất và nhập nhanh chóng và chính xác.
Số lượng và vị trí pallet sẽ được quản lý bằng mã số vì vậy, việc kiểm hàng hóa được diễn ra nhanh chóng và chính xác. Toàn bộ quá trình xuất nhập sẽ được kiểm soát nhanh chóng thông qua hệ thống camera an ninh.
Cái Mép Group cam kết giá cả kho lạnh hợp lý trên thị trường, đảm bảo cho quý khách hàng được sử dụng sản phẩm tốt nhất với giá cả ưu đãi.
Từ bài viết trên đây, Cái Mép Group đã tổng hợp những thông tin về quy trình kiểm kê hàng kho lạnh một cách hiệu quả. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp có thể giúp ích cho bạn trong việc kiểm kê hàng hóa trong kho lạnh. Mọi thắc liên quan đến vấn đề này vui lòng liên hệ với Cái Mép Group qua số hotline 0903.914.056 (Mr. Trinh) & 0978.684.589 (Mr. Thiện) để được tư vấn và hỗ trợ nhé.
